Asiakkaiden tarpeista ohjelmistotuotteiksi

Koulukyyti.comin ja Koulupolku.fi:n kehitys ei alkanut valmiista tuoteideasta. Se alkoi asiakkaiden käytännön arjen ongelmista ja tarpeesta rakentaa ratkaisuja, jotka toimivat oikeassa kunnallisessa työssä.

Tarina eteni vaiheittain: ensin ratkaistiin koulukuljetusten akuutti haaste, sitten tuotteesta rakennettiin skaalautuva ratkaisu muillekin kunnille, ja lopulta markkinasta nousseet uudet tarpeet laajensivat kehityksen koko koulupolun työkaluihin. Näin syntyi polku Koulukyyti.comista Koulupolku.fi:hin.

Kehitys alkoi asiakkaiden tarpeista

Aisoftilla hyvä tuote ei synny tyhjästä eikä pelkästä ideasta. Se syntyy silloin, kun asiakkaan arjessa on ongelma, jota nykyiset työkalut eivät ratkaise riittävän hyvin.

Monissa kunnissa koulukuljetuksia on hoidettu pitkään manuaalisesti Excelillä, puheluilla ja WhatsApp-viestinnällä. Tällainen arki aiheuttaa helposti tiedonkulun katkoja, hajanaisuutta ja tilanteita, joissa tieto ei ole kaikilla samaan aikaan ajan tasalla. Samalla ratkaisut eivät ole tietosuojan kannalta kestäviä, vaikka ne olisivat syntyneet käytännön pakosta.

Saimme tiedon erään kunnan ongelmista koulukuljetusten koordinointiin liittyen. Kunnassa eri digiratkaisuja oli jo kartoitettu, mutta mikään niistä ei vastannut kunnolla heidän tarpeisiinsa. Siksi lähdimme kehittämään uutta tuotetta yhteistyössä heidän kanssaan. Tavoitteena oli rakentaa ratkaisu, joka vastaa juuri koulukuljetusten suunnittelun ja koordinoinnin käytännön ongelmiin eikä vain lisää yhtä irrallista ominaisuutta ennestään hajanaiseen arkeen.

Koulukyyti.com vastasi ensimmäiseen tarpeeseen

Tästä tarpeesta syntyi Koulukyyti.com. Kyseessä on aidosti koulukyytien haasteisiin kehitetty moderni ratkaisu, joka tekee koulukuljetusten suunnittelusta, koordinoinnista ja päivittäisestä hallinnasta läpinäkyvämpää, turvallisempaa ja paremmin ohjattavaa.

Melko nopeasti kävi ilmi, ettei kyse ollut vain yhden kunnan ongelmasta. Yksittäisestä asiakastarpeesta syntyi tuote, jota alettiin tarjota myös muille kunnille. Koulukyyti.comia on nyt myyty useamman vuoden ajan, se on käytössä useammassa kunnassa ja se skaalautuu erilaisiin tarpeisiin sekä toimintamalleihin.

Kun Koulukyyti.comia kehitettiin edelleen ja alettiin viedä laajemmin markkinaan, tutustuimme eri kuntien tilanteisiin ja samalla kokeneeseen kuljetussuunnittelijaan Petri Kärkeen. Kärki haastoi meidät kehittämään tuotetta, joka vastaisi hänen pilkuntarkkaa suunnittelutapaansa, ja vastavuoroisesti hän lupasi jakaa osaamistaan ja ideoitaan, jotta tuotteesta saataisiin mahdollisimman hyvin käytännön työhön sopiva. Yhteistyö syveni vaiheittain, ja Petri Kärjestä tuli osa tiimiä.

Tuotetta kehitettiin tästä eteenpäin yhdessä kuljetussuunnittelun ammattilaisen kanssa, erityisesti suunnittelupuolen toimivuuteen, kuljetuspuolen realismiin, reaaliaikaisiin tietoihin ja käytettävyyteen panostaen. Samaan aikaan myyntityö, kuntatapaamiset ja markkinakartoitukset tuottivat meille lisää tietoa siitä, mitä kunnissa vielä puuttui.

Asiakkaat ja markkinakartoitus toivat esiin seuraavia tarpeita

Koulukuljetusten suunnittelu on kuitenkin vain yksi osa laajempaa kokonaisuutta. Asiakkaiden kanssa työskentely toi esiin uusia tarpeita, jotka liittyivät siihen, mitä tapahtuu jo ennen varsinaista kuljetussuunnittelua.

Ensimmäisinä syntyivät ratkaisut kävelyreittien turvallisuusarviointiin. Sen jälkeen esiin tuli koulumatkojen massamittaustarve, jotta päätöksenteon pohjaksi saadaan laajassa mittakaavassa luotettavaa tietoa. Markkinoilla olleet järjestelmät koettiin samalla hankaliksi ja työläiksi käyttää.

Aluksi nämä näyttivät erillisiltä tarpeilta. Käytännössä ne kuitenkin kuuluivat samaan kehityspolkuun ja samaan osaamisalueeseen: ensin tarvitaan oikeat lähtötiedot, sitten tehdään mittauksia ja arviointeja, sen jälkeen valmistellaan sijoittelua ja päätöksiä, ja vasta lopulta siirrytään varsinaiseen koulukuljetusten suunnitteluun ja koordinointiin.

Lopulta uusi oppilastietojärjestelmä DigiOne kasvatti vahvasti tarvetta koulusijoittelun ja oppilaaksioton työkaluille.

Asiakkaiden kuunteleminen paljasti, että kunnissa ei tarvita vain yhtä hyvää työkalua vaan selkeä kokonaisuus, jossa eri vaiheet tukevat toisiaan. Tämä oivallus ohjasi seuraavaa askelta.

Markkinaan syntyi uusi aukko

Samaan aikaan markkinassa alkoi näkyä selvä muutos. Markkinoilta poistuva vanha työkalu jätti moniin kuntiin aukon oppilaaksioton, koulusijoittelun ja koulupiirityön tueksi. Tarve ei siis tullut vain yksittäisistä kehitystoiveista, vaan myös siitä, että aiemmin käytetty ratkaisu oli poistumassa alta.

Samalla markkinasta alkoi tulla lisää kyselyitä ja pyyntöjä siitä, pystyttäisiinkö nämä vaiheet kokoamaan yhteen. Tämä vahvisti käsitystä siitä, että kunnille ei tarvita vain yhtä uutta ominaisuutta vaan uusi kokonaisratkaisu.

Näin syntyi ajatus Koulupolku.fi-palvelusta, joka kokoaa koko oppilaan koulupolun vaiheet alusta loppuun.

Koulupolku.fi kokoaa vaiheet yhteen

Tarina keihäästä ja keihään kärjestä

Leikimme ajatuksella, että Koulukyyti.com oli keihään kärki, ensimmäinen terävä ja konkreettinen ratkaisu, jonka jälkeen Koulupolkua lähdettiin rakentamaan lisäämällä kärkeen varsi eli ne vaiheet, jotka tapahtuvat ennen varsinaista koulukuljetusta.

Petri Kärjen mukaantulo osui samaan vaiheeseen, kun Koulukyyti.comia vielä hiottiin ja vietiin markkinoille. Samaan aikaan alkoi hahmottua myös se, mitä kaikkea koulupolun keihääseen tarvitaan: koulupiirien määrityksiä, oppilaaksiottoa, kävelymatkan massamittauksia, koulumatkan turvallisuusarviointia ja kuljetuspäätöksiä.

Tämä kärjestä varteen etenevä metafora on meille poikkeuksellisen osuva myös käytännössä.

Yhdestä ratkaisusta kokonaisuudeksi

Koulupolku.fi ei siis syntynyt irrallisena ideana, vaan samasta asiakaslähtöisestä kehitystyöstä, joka käynnisti Koulukyyti.comin. Tässä mielessä Koulupolku.fi on koko koulukeihäs: kokonaisuus, joka kokoaa aiemmin erilliset palvelut yhdeksi tuotteeksi ja yhdistää päätöksenteon valmistelun sekä operatiivisen tekemisen samaan palveluketjuun.

Koulupolulle on jo saatu ensimmäisiä sopimuksia, ja markkinassa tuntuu olevan aitoa kiinnostusta. Se kertoo, että tarve ei ole teoreettinen, vaan sama puute on tunnistettu useammassa kunnassa.

Palvelu on myös modulaarinen, eli kunta voi valita tarpeisiinsa sopivat osa-alueet valikoimastamme. Olipa kyseessä pelkkä massamittaus, kuljetuspäätösten valmistelu, kuljetusten koordinoinnin nykyaikaistaminen tai koko paketti, kaikkeen löytyy ratkaisu saman kokonaisuuden sisältä.

Taustalla on sama periaate kuin Koulukyyti.comin kehityksessä: kuunnellaan asiakkaita, tunnistetaan käytännön tarpeet ja rakennetaan ratkaisuja, jotka kestävät oikeassa käytössä. Tavoitteena on rakentaa kunnille yhtenäinen kokonaisuus oppilaaksiotosta koulukuljetusten suunnitteluun ja laajentaa sitä jatkossakin uusiin älykkäisiin ratkaisuihin.